用Office Word2007寫論文


著論文剛寫完還有印象,趕快把這篇交學寫出來,希望以後有朋友要寫論文的話可以派上點用場,雖然說大學做過很多Word報告,不過只需要貼貼圖寫寫文字,
沒有嚴格規格要求的書面報告跟論文基本上是天差地遠,真的等到要寫論文的時候,尤其遇到會認真要求規格的老師,就會發現寫下去錯誤連篇,很多問題都出在規
格上,然而有些功能軟體有提供給你,只是你不知道在哪裡或不會用,雖然現在網路上有提供很多各種不同的Word寫論文的技巧或教學,不過小樽這邊就以小樽
的方式來提供我最後使用的方法,希望可以幫助到有這方面煩惱的朋友們順利完成論文

首先先感謝高中死黨郭先生同學一開始有提供給我一個很棒的文獻用Word外掛-EndNote,我剛接觸的版本是9,官網上現在最新的是X2

en9

相信很多已經研究所畢業的同學也跟他相好過,這個軟體可以將你寫論文期間所用到的文獻資料做成小資料庫,你可以用各種規格插入文獻,然後最後軟體會
按照你選的論文規格自動幫你排列出參考文獻的資料,省去一個一個打文獻的時間,但是他有一個問題就是對於中文的支援度有點問題,因為中文文獻的寫法與英文
的差異不只有全半型還有句點逗點的問題,軟體開發之際是英文的所以中文文獻規格並不正確,會要求的老師一定會發現-然後你就會被釘,新的版本是否有修正相
關問題小樽不曉得,因為後來小樽是改用Office Word2007內提供的參考文獻功能~基本上應該大同小異,而且對中文還是要手動調整

下面小樽就幾個重點分開講解,另外在此也感謝強者阿Ken學弟和小樂學弟在這方面的支援解決了我很多問題

  1. 一開始的大綱模式分章節
  2. 自動產生目錄和頁碼分類
  3. 插入註解
  4. 插入引文及文獻整理
  5. 管理圖表以利產生圖次表次
  6. 綜合問題(轉存)

通常我們的論文會分章-節-小節甚至更多,在這裡小樽先以三層為主,下面就請自行依此類推,意思是一樣的。除了主要內容以外,我們基本上應該還會有封面頁中文摘要英文摘要誌謝目次圖次表次、及本文最後會有參考文獻
列表,論文的內章節基本上每個人一定都不太一樣,小樽這邊以四章當例子,第一章緒論、第二章文獻探討、第三章研究方法、第四章結論,各章下節數應該也不太
一樣,小樽就以XXX當作節或小節名稱,通常我們在與老師討論論文大方向的時候大架構都會出來,並且要以這個架構通過論文大綱的提案才能往下做,能通過論
文大綱裡論上代表審查的老師認為你的論文方向有符合所上的要求,而你提出的研究流程或架構沒有甚麼問題,一但確定無誤後,為了節省往後花時間整理太多瑣碎
可由電腦完成的小問題,在你正式開始寫論文前請好好照著下面第一點的起始動作設定好

【1.一開始的大綱模式分章節】

開啟你的Office
Word2007,雖然他很肥大又吃資原,並且與你之前使用的界面差很多,但是哪套軟體不是一直在換介面〈功能加到不知道加甚麼好只好換皮…Adobe也
一樣阿〉,為了你的論文著想,停止你的抱怨,能畢業才是真的=w=,開啟以後請到你的畫面右下角點一下大綱模式如下圖

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之後你的介面會變成大綱模式的狀態,工具列也會多了一個大綱的工具組

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接著我們先來設定我們標題的規格,把工具列切到常用,右邊會有一排內文啦、標題……等的快速設定,一開始先設定好後面要新增章節都很輕鬆,我們一開始就把他設定好吧

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例如我要先更改內文規格,把滑鼠移到內文快速設定的地方按滑鼠右鍵,選修改,會跳出畫面如下

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其中格式設定的部分,可以決定你這個設定〈以本例來說現在就是設定內文〉的字型,中文跟英文是分開的,通常中文論文的中文字體你要選新細明體標楷體都可以,字型大小通常是12〈請不要想放大=w=這招論文不管用〉,其次請將後面下拉選單的中文部分下拉選拉丁文,數字標號和英文都會以這個設定的字型為基準,論文裡面通常英文用Times New Roman這個字型,大小一樣是12,選好以後按確定即可

完成這個設定以後,往後只要在你這個檔案裡面宣告成內文的文章會自動將中文字型套用你選的細明體或標楷體,英文則會自動使用Times New Roman,另外你也可以將排列先選好』左右對齊』〈預設是靠左〉,以後打內文甚麼都不用操心,同樣的我們也要設定好章節標題,方法是一模一樣的,只是大小跟字體粗細不一樣,中英文字型設定同內文,以小樽的論文為例是設定第一層〈章〉=標題1是大小16的粗體,第二層〈節〉=標題2是大小14的粗體,第三層〈小節〉=標題3是大小12的粗體,因為每個人的論文階層可能不盡相同,可以按照個人需求去調配,只要設定一次就可以省去後面很多調整時間。– 完成後記得按ctrl+s儲存檔案

完成這個步驟以後,請先在目前的大綱模式下,將你的論文章節開始按照順序輸入,並個別框選不同階層的標題後,按一下剛剛你設定好的內文及標題設定快捷,這個步驟很重要,因為我們往後會需要Word幫我們產生目錄,如果需要得到正確的結構就請好好完成,圖示如下

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只要你有按照標題1,標題2,標題3……的順序設定章到小節,你會發現Word會自動幫你處理階層的縮排,除此之外,章節的字眼可以在你輸入完標題
內容後,到上方段落功能群組的標號處,用word內建的標號功能選擇你要的標號方式輸入標號,他會自動跟隨你設定的標題參數自動調整,不用再按一次快捷,
但是如果先輸入標號再按快捷,標號會不見要重新操作一次

【2.頁碼分類自動產生目錄

完成上一部的工作後,我們來進行下一個步驟,由於我們的封面,以及從摘要到表次,乃至於內文這三個部分有不同的頁碼設定,封面頁不需要頁碼,摘要到圖表次這段會使用羅馬數字小寫,內文才是阿拉伯數字,因此我們必須在此先設定好頁碼的分配,節省往後砍掉重練的遺憾

請維持在大綱模式下,然後我們先到封面頁的後面,到工具列的版面配置,選擇分隔設定>(分節符號)下一頁,畫面如下

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這時在大綱模式下你會看到上下兩個標題被=======分節符號(下一頁)=======所分割,之後我們來到第二段摘要到圖表次的這的地方,以本文為例在內文前最後一個項目是表次,所以在表次後面一樣到工具列的版面配置,選擇分隔設定>(分節符號)下一頁,如此一來我們的分頁工程就快完成了

現在我們的論文已經被切割成三個區塊,首先我們將其各自插入不同的頁碼形式,我們切回到整頁模式,你會發現三個區塊已經都有獨立的頁面,不過上面都會多一行標點可以自己移掉(按一下Delete即可),接著封面不需要頁碼,所以我們來到第二部份的第一頁就是摘要的部分,到工具列的插入>頁碼>頁碼格式,會跳出視窗如下

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在這視窗最上面有數字格式,我們在第二部分需要的頁碼是羅馬數字,所以從下拉選單挑選好羅馬數字的i,ii,iii,…,下面的選項維持不動按下確定,之後我們來到第三部分的第一頁也就是緒論的地方,一樣到工具列的插入>頁碼>頁碼格式,這次是選普通的阿拉伯數字也就是預設的1,2,3,…,請拉動你的檔案看看,你的頁碼已經有各自專屬的格式而且是在同一個檔案內

附帶一題如果你的封面頁已經自動被加入頁碼,請不要點去去砍他否則你下面的頁碼也會一起不見,請到封面頁的下方案右鍵編輯頁尾,然後將上方工具列的首頁不同打勾就可以了如下圖

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到此我們對頁碼的處理已經算大功告成,接下來我們要開始分配章節所需要的頁面,到每一個你覺得需要從獨立一個頁面開始的標題前方,按一下工具列的插入>分頁符號如下圖,word就會將你現在所在的標題處獨立一頁出來,當然如果你要看得清楚這裡還是推薦你在大綱模式下處理

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這個步驟完成後,我們可以先來進行初步的目錄產生了,切回整頁模式,來到我們目錄這區,然後到工具列的參考資料>目錄>插入目錄,會跳出視窗如下

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確認結構與排列以後按下確定,你會發現Word已經自動幫你產生了目錄

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如此一來我們可以開始安心寫作,直到我們本文都寫完了以後,再回到目錄這一頁,然後選擇參考資料>更新目錄,會跳出一個視窗問你要更新頁碼就好還是更新整個目錄,如果你的論文結構完全沒有異動只有本文補完,就可以選擇更新頁碼,反之就更新個目錄,另外論文目錄的樣式或位置移動接不會影響頁碼的更新,所以如果需要排列或空行都可以放心的做,之後更新頁碼都不會變動到你的修改

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到目前為止~恭喜你已經把前置作業都完成了,再來就是安心的打你的資料,以下則是其他一些輔助或小樽曾遇過的問題一起把他寫下來

【3.插入註解

我們在寫論文的時候通常會需要插入一些註解,當然這個部分也是從Word裡面可以直接完成,在你需要插入註解的地方選擇工具列的參考資料>插入註腳

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這樣Word會自動幫你填入註腳編號並在頁面下方幫你加入註腳內容的位置

【4.插入引文及文獻整理

寫論文有個很大的重點也是會令人整理起來比較頭痛的就是文獻了,不過Word2007內建有幫忙整理文獻的功能,當我們在論文中需要插入引文的時候,可以到工具列的參考資料>管理來源,開啟來源管理員視窗,然後點一下中間的新增會跳出建立來源視窗如下

 

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請依照你的文獻來源的形式在上方的下拉選單選好以後,在下方會依照目前預設的書目欄位(預設是APA)提供你資料填寫的位置,如果欄位不夠可以勾下
面的顯示所有書目欄位來填寫,右上方的語言可以選一下看是中文還是英文文獻,但是在這裡小樽也要特別強調一點~~~~~英文文獻大致上沒甚麼問題,但是中文文獻自動產生的格式是錯的,因為小樽第一次全部讓他自動產生就被老師訂正過,所以你可以在這裡鍵入,但是最後請自己在手動改一次,沒辦法中文有中文的格式但是軟體裡面通通是照英文排,會要求格式的老師很快就會看到你的錯誤

只要你有輸入資料,在引文的最後就可以用參考資料>插入引文,然後在文獻探討那一頁,可以使用參考資料>書目
將有使用到的文獻直接按照你需要的排列方式(人名或插入順序)張貼到文章中,非常方便,但是要注意這個功能只有Word2007可用,如果轉存成比較舊的
版本資料會有被清掉的問題,這樣以後新增修改文獻就只能靠手動了,所以按照小樽的習慣是每次存檔都存兩種或以上,然後每大改一次就另存一個檔案,請記得定
期備份永遠是重要的

【5.管理圖表以利產生圖次表次

我們會在論文裡插入許多圖片,按照論文的規格,我們跟文獻一樣需要在圖次的地方將所有圖片按照順序列出來,因此我們也需要在插入圖片時,順便做好標號的插入,請在你插入圖片的地方,點選圖片以後,到工具列參考資料>插入標號,會跳出視窗如下

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由於論文內的用圖可能有圖跟表不同的標籤,如果是圖片,我們可能只需要圖+編號,但是預設的標籤內沒有我們的選項,所以請在左下角的新增標籤點一下,然後在欄位裡填入單一』圖』字,標號數字在這裡我們想使用阿拉伯數字所以不用去動它,最上方的標號處會按照你下方的選擇而變動,如果你已經使用新的自訂標籤標號的地方應該會變成圖 1

設定好第一張圖以後,後面所有的圖片請按順序插入標號

這裡可能會有人有個問題,就是我們論文可能因為之後的編修變動到圖片的順序或插入新的圖片怎麼辦,沒關係,你只要到有變動的圖片的編號處按右鍵,會出現下面的選單,選擇更新功能變數,Word會幫你自動重新編號成正確的序號

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最後論文內容完成以後我們一樣需要在最前面第二部分將圖次表次都列上,因此只要回到上面圖次的地方,選擇工具列參考資料>插入圖表目錄,如同插入目錄一樣會跳出一個類似的視窗如下

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因為我們的論文裡可能有圖也可能有表,但是圖次表次是分開的,因此只要你
在插入標號的時候有確實新增並分類圖和表……等數據,在上方標題標籤的地方就可以選擇現在要插入的是圖目錄還是表目錄,以上圖為例,由於小樽有新增圖的標
籤,所以就會多出』圖』的標題標籤,選擇這個標題標籤就可以讓我插入圖的部分的目錄

如果你有插入表格,使用的方式都一樣,只要確實按照規格插入標籤,這些目
錄都可以靠Word產生,就算日後修改頁數或圖片的用字,都可以讓Word去更新,不用自己改到暈頭轉向還可能改錯,更新的方式跟目錄一樣可以針對全部內
容更新或者只更新頁碼,忘記怎麼用的請上去參考目錄的地方

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【6.綜合問題(轉存)

大致上在前面已經針對所有前置作業和內容撰寫所需要的功能提出簡單的教
學,當然還有很多功能小樽的論文沒用到的地方可能就還沒深入研究,例如Word可以自動幫你按照數據產生美美的分析圖或系統圖,也可以跟Excel連動…
等,在此就先不贅述,網路上應該也有超多人寫類似的教學,小樽的可能不是最好的,但就算盡棉薄之力將一些不錯用的功能介紹給大家,希望對各位正在或將要為
論文拼命的研究生們有所幫助

最後有幾個小補充,首先是針對Word檔案格式的問題,上述的功能大部分
Word2003也可以做到,除了文獻的部分是一定得用2007才有,但是目前普遍有一個問題就是並非所有人,尤其是老師們更新軟體的速度沒那麼快,很多
時候你可能不好要求老師配合你更新軟體,最有誠意的方法當然是配合老師降版本,但是!!!但是!!!!這裡請注意,Word2007轉存Word97~2003格式這個過程,會讓你失去參考文獻的資料庫以外,並且會讓你許多章節的最上方多出一行空行
就算上面明明沒有東西,所以轉存以後請務必從頭檢查一遍,以免給老師版面有問題的論文就糗大了,目錄跟圖表次則不會有任何問題,標號編號或頁碼等也完全可
以繼承,但是如果你有用到小樽本教學以外的東西,只要是Word2007才新增的功能轉存多半會失效或規格跑掉,請確實檢查你的論文,並將新舊版本都另存
過備份好,以備不時之需

再來是工程類或程式類的論文多半會使用到流程圖,流程圖的製作也不需要辛苦的用影像軟體自己拉半天,Office裡有一套叫Visio的軟體就是專門讓你畫流程圖

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你可以按照你需要的流程圖選擇範本,直接拉圖塊到畫面上調整大小並輸入文字,並可以將線條用拉的完成,相當快速簡便,日後要修改也很快

最後的最後…再次強調論文過程中請多多另存,多多備份,備份不是在自己電
腦上複製一份就好了,最保險的方法除了電腦裡有複本,網路上也可以丟一分,例如Ftp或其他的mail或網路空間,數量多了夠了要燒在燒…為了地球著想,
網路上多放幾個安全的地方就綽綽有餘,論文寫完在清掉就好,怕有被盜的疑慮就壓縮加密,另外檔名請每次都用不同的檔名另存以免搞混,例如可以加上版本號或
日期看個人習慣,這樣以後要將所有過程檔案統整也不會有覆蓋的問題

論文請及早寫好給老師改…不要留一周不到的時間才給老師文本,最好有問題
馬上就問,寫不出來也要講,論文不可能自己悶著就寫到最後,想寫到最好才給老師改是很危險的事情,而多半也會出事情,因為對老師來說應該很難有人可以一開
始就寫到最好,多半需要經過很多次修改,寧願提早給老師多改幾次也不要拖到最後讓老師沒時間改,甚至耽誤到論文口試就是自作自受了,給口試委員的文本要在口試前一周寄出
這是基本的禮貌和尊重,也影響老師對你的觀感,遲交影響可大可小,所以務必能提早全提早進行,因為所有意外總是在最忙的時候發生…例如電腦當機、檔案壞
掉、老師臨時有事、你突然生病、家裡突然有要事……等各種情況都有聽說過,所以不要鐵齒=w=,能做了都做了還是有意外就是命,如果有可以先做好沒做的出
事了…就是自己鼻子摸一摸,千金難買早知道

這篇教學其實從過年前就要寫但是堆到現在才打完…真的是沒一口氣寫完都會拖拖拖,提供給所有後進~共勉之啦

轉貼於:http://www.skyhunter.com.tw/blog/?p=1572


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